STUDIU DE CAZ

Cursantii Six Sigma de prim rang ai comitatului Erie si-au folosit cunoasterea in optimizarea calitatii si Minitab Statistical Software pentru a scuti platitorii de taxe de peste 2 mil. dolari in 2008.

FAPTE CHEIE
ORGANIZATIA
Comitatul Erie, NY
OVERVIEW
• Peste 900 000 rezidenti
• Un buget anual de peste 1 mld. dolari
• Include orasele Buffalo si Lackawanna
• Un centru major industrial si comercial
PROVOCAREA CALITATII
Sporirea nivelului serviciilor oferite de autoritatile locale si optimizarea managementului costurilor
PRODUSE FOLOSITE
Minitab® Statistical Software
REZULTATE
• Economii de 2.2 mil. dolari in 2008
• Economii proiectate de 5.1 mil. dolari in 2009
• Reducerea costurilor pentru multe servicii
• Reinnoirea accentului pe calitate in comitatul Erie

Un buget de 1 mil. dolari poate parea mare dar acum cativa ani costul serviciilor pentru protectia legii sau pentru curatenia sediilor au stors bugetul autoritatilor guvernamentale locale Erie County, NY, pana la limita sa maxima. Rezidentii s-au confruntat cu o alegere dureroasa: sa suporte cresterea taxelor sau sistarea serviciilor. Dar Chris Collins, cu o experienta vasta in utilizarea Lean Six Sigma in analiza si rezolvarea problemelor din afaceri a mers pe ideea ca aceleasi metode pot salva dolarii comitatului si spori serviciile locale. Votantii i-au oferit sansa de a dovedi asta alegandu-l in fruntea comitatului in 2007. Collins a facut din Lean Six Sigma piatra de temelie a administratiei sale. Astazi, comitatul Erie salveaza bani si ofera mai eficient servicii, multumita angajatilor care s-au dedicat optimizarii calitatii si abilitatilor puternice de analiza ale Minitab® Statistical Software.

Provocarea
Al Hammonds, adjunctul executiv si Bill Carey, director al Six Sigma, au fost cele doua varfuri de lance ale efortului implementarii Lean Six Sigma in fiecare aspect al guvernarii comitatului Erie. Investitia in optimizarea calitatii a opus rezistenta initiala. Ca reactie, administratia a argumentat ca nu-si poate permite sa nu optimizeze procesele si a anticipat ca initiativa va merita tot efortul.

In 2008 a inceput un program pilot, in care 250 angajati ai unui departament reprezentand o sectiune transversala a functionarii comitatului au primit patru ore de training general in Lean Six Sigma. Alte 9 persoane au primit certificarea Green Belt ca urmare a trainingului oferit prin intermediul Centrului pentru Eficienta Industriala al Universitatii din Buffalo si tot ei au selectat primele proiecte Lean/Six Sigma pentru comitat. Membrii comisiilor au fost si ei instruiti pentru a se asigura ca echipele de proiect primesc suport la nivel de top in departamentele lor.

Pe masura ce aceste proiecte au inceput, administratia a stiut ca trebuie sa demonstreze dincolo de orice dubiu ca Erie County isi merita banii. Cu Minitab in setul de instrumente erau gata sa demonstreze.

Cum a ajutat Minitab
Toate proiectele pilot ale comitatului cereau un volum serios de analiza a datelor iar, financiar vorbind si ca impact asupra cetatenilor, miza era mare. Din fericire, „Centurile Verzi” invatasera sa foloseasca Minitab in sesiunile de training.

Invatati cum software-ul Minitab poate ajuta la optimizarea calitatii la www.minitab.com

Cu meniurile sale prietenoase, graficele remarcabile si instrumentele usor de folosit, Minitab a ajutat echipele de proiect sa-si masoare si analizeze datele si sa demonstreze rezultate.

De exemplu, serviciile mandatate de tratament rezidential pentru copii au costat istoric Erie County 8 mil. dolari anual. Departamentul de Sanatate Mentala s-a centrat intr-unul din proiectele sale pe reducerea nevoilor de tratament. In 2008, se aflau in plasament institutional mai mult de 150 de copii iar costul zilnic se intindea de la la 145 dolari pana la 400 dolari pe copil. Echipa de proiect a folosit Minitab pentru a identifica factorii importanti ce intervin sa influenteze admiterea prin ordin judecatoresc in centrele de tratament rezidential. In baza acestor informatii, ei au stabilit un nou proces care sa serveasca eficient copiii in comunitate, ca alternativa la plasamentul institutional si au folosit Minitab ca tool de management pentru a demonstra eficienta continua a noului proces.

(plot) Time Series Plotul produs cu Minitab pentru tratamentul juvenil rezidential in comitatul Erie arata cat de brusc a scazut cererea din momentul in care echipa Lean Six Sigma a Departamentului de Sanatate Mentala a implementat un nou proces pentru a servi copiii mai eficient in comunitatile lor.

Graficul seriilor de timp arata lunar zilele de institutionalizare in 2008–2009. Desi panta trendului este afectata de variatii sezoniere, utilizarea anuala reprezinta o reducere de 18% fata de baza de comparatie – anul 2007. Aceasta reducere a economisit pentru platitorii de taxe 1.5 mil. dolari in 2008 si e pe cale sa salveze inca 1.6 mil. in 2009, cat se estimeaza. In plus, noile procese au permis mai multor tineri sa locuiasca impreuna cu familiile lor desi primeau in acelasi timp ingrijirea de care aveau nevoie.

Rezultatele
Lean Six Sigma si Minitab optimizeaza procesele in multe alte departamente. Departamentul Lucrărilor Publice a conceput un proiect pentru consolidarea si centralizarea flotei de transport pentru a reduce orele suplimentare. Departamentul de Sanatate si-a sporit inscrierea in programele federale de beneficii, asa incat resursele comitatului au fost folosite inutil intr-o masura mai mica de persoanele eligibile. Departamentul de Parcuri a folosit Minitab si principiile Six Sigma pentru managementul costurilor cu reparatiile echipamentului si la simplificarea aplicatiei pentru permise, ca si a procesului de percepere a taxelor.

Departamentul de Servicii Sociale a devenit mai eficient in procesarea cazurilor din programele Food Stamp, Medicaid si din programele de asistenta temporara, ceea ce s-a tradus prin economii de 136 000 dolari in 2008, cu o medie de 90% de cazuri rezolvate in timpul prevazut, cu o reducere de 10% in costul pentru orele suplimentare. Unul din proiectele adresate serviciilor pentru copii a redus semnificativ cazurile ce erau restante de 8 luni, salvand peste 85 000 dolari si sporind colectarile brute in sprijinul copiilor nou intrati in sistem cu mai bine de 1 mil. dolari pe durata proiectului.

Analizele Minitab au fost importante pentru succesul acestor initiative. Echipele de proiect au folosit Minitab pentru a puncta cat de bine procesele merg mana in mana cu asteptarile si a identifica factorii cu cel mai mare efect asupra eficientei. Minitab a ajutat si la monitorizarea si demonstrarea impactului asupra proiectelor, dovedind ca optimizarile continua sa faca diferenta in privinta bugetului si in vietile oamenilor.

Faptul ca Erie County a imbratisat Lean Six Sigma si Minitab Statistical Software a intarit capacitatea angajatilor comitatului in a crea economii reale si in acelasi timp a imbunatati calitatea serviciilor pe care le ofera. Primul val de proiecte a salvat peste 2.2 mil. dolari din partea platitorilor de taxe in 2008 si acele proiecte sunt pe cale sa furnizeze inca 2.6 mil. in
2009. Al doilea val de proiecte este de asteptat sa economiseasca inca 1 mil. in 2009–2010. Valul al treilea de Green Belts si-a inceput trainingul in martie 2009 iar proiectele lor vor genera multi bani pentru comitat.

Despre Minitab Inc. Minitab este unul din liderii mondiali in dezvoltarea de software de analiza statistica si optimizare a procesului pentru userii academici si comerciali.
Minitab Statistical Software este preferatul afacerilor de toate dimensiunile si ese folosit in mai mult de 80 de tari, de mii de companii distinse, inclusiv 3M, Honeywell International, Wachovia, DuPont si de consultantii Six Sigma. A fost si este folosit pentru a implementa aproape toate initiativele majore Six Sigma de optimizare a calitatii si in predarea statisticii in peste 4000 de colegii si universitati din lumea intreaga.
Quality Companion este aplicatia folosita de profesionistii in planificarea si executia proiectelor Six Sigma in companii ca Xerox, ITT Industries, Providence Health System, Nissan North America si LexisNexis.
Sediul central al  Minitab Inc. este in State College, PA, cu birouri operationale in United Kingdom, France si Australia si cu reprezentante in alte zone din lume.